Avtalsdatum och automatisk förnyelse
Avtalsdatum i Contracko hjälper dig att hålla koll på när avtal slutar, när de förnyas och när du behöver säga upp dem. Systemet hanterar både avtal med slutdatum som förnyas automatiskt och öppna avtal utan specifikt slutdatum.
Avtal med slutdatum jämfört med öppna avtal
Avtal i Contracko kan konfigureras antingen med slutdatum eller som öppna:
Avtal med slutdatum har ett bestämt utgångsdatum. Det är vanligt för:
- Programvaruprenumerationer (månadsvis eller årligen)
- Tidsbegränsade serviceavtal
- Hyresavtal för fastigheter med förnyelsevillkor
- NDA:er med utgångsdatum
Öppna avtal har inget angivet slutdatum. Exempel:
- Löpande leverantörsrelationer
- Anställningsavtal utan tidsbegränsning
- Eviga licenser
När du skapar ett avtal med slutdatum konfigurerar du hur förnyelser och uppsägningstider fungerar.
Ställa in automatisk förnyelse
Automatisk förnyelse innebär att avtalet förlängs automatiskt om du inte aktivt säger upp det.
Så konfigurerar du automatisk förnyelse:
- Öppna avtalet i redigeraren
- Ange End date när den aktuella perioden löper ut
- Slå på Auto-renewal
- Ställ in Renewal period, till exempel:
- Monthly - Förnyas samma dag varje månad
- Custom days - Ange exakt antal dagar (t.ex. 28 dagar)
- Yearly - Förnyas årligen samma datum
För programvaruprenumerationer matchar förnyelseintervallet oftast faktureringscykeln. Betalar du månadsvis ställer du in månadsvis förnyelse. Betalar du årligen ställer du in årlig förnyelse.
Konfigurera uppsägningstider
Uppsägningstiden är sista dagen för att meddela motparten att du vill säga upp eller omförhandla avtalet.
Vanliga uppsägningstider:
- Programvaruprenumerationer: 1 dag (du kan säga upp när som helst via leverantörens gränssnitt)
- NDA:er och serviceavtal: 1-3 månader
- Hyresavtal: 2-3 månader
- Avtal med högt värde: 3-6 månader eller längre
Så ställer du in uppsägningstiden:
- Leta upp Termination notice i avtalsredigeraren
- Ange hur lång tid före slutdatumet den infaller
- Spara avtalet
Contracko påminner dig när uppsägningstiden närmar sig så att du inte missar sista dagen.
Så fungerar automatisk datumframflyttning
När ett avtal med automatisk förnyelse når sitt slutdatum flyttar Contracko automatiskt fram alla datum med förnyelseintervallet.
Exempel med månadsvis förnyelse:
- Aktuell period: 1 oktober - 31 oktober
- När 31 oktober inträffar: avtalet uppdateras automatiskt till 1 november - 30 november
- Uppsägningstiden flyttas fram med samma intervall
Det gör att avtalsuppföljningen förblir aktuell utan manuella uppdateringar. Du kan se kommande datum i kalendern för att veta när avtal förnyas.
Exempel: konfigurera en programvaruprenumeration
Här är ett komplett exempel för en vanlig programvaruprenumeration:
Spotify-företagsprenumeration:
- Start date: 1 oktober 2025
- End date: 31 oktober 2025
- Auto-renewal: Aktiverad
- Renewal increment: Månadsvis
- Notice period: 1 dag före slutdatum
- Value: 1 000 USD per år, faktureras månadsvis
Den här konfigurationen innebär:
- Avtalet förnyas automatiskt varje månad
- Du behöver säga upp avtalet minst 1 dag före 31 oktober för att undvika novemberkostnader
- Den 1 november flyttas alla datum automatiskt fram en månad
Tips
Matcha förnyelseintervallet mot faktureringscykeln - Faktureras du månadsvis ställer du in månadsvis förnyelse. Faktureras du årligen ställer du in årlig förnyelse. Då matchar uppföljningen de faktiska kostnaderna.
Ställ in realistiska uppsägningstider - För programvara som du kan säga upp direkt räcker 1 dag. För förhandlade avtal läser du den faktiska uppsägningsklausulen och använder exakt det antalet dagar.
Granska kalendern varje månad - Kontrollera kommande slutdatum och uppsägningstider i början av varje månad så att du hinner agera på avtal som du vill säga upp.