Avtalsbehörigheter

Avtalsbehörigheter styr vem som har åtkomst till ett visst avtal. Vad varje person kan göra när de väl har åtkomst styrs av deras organisationsroll, se Multi-user organisations för rollmodellen.

Så fungerar åtkomst till avtal

Som standard är varje avtal tillgängligt för everyone in your organisation. Det är rätt standard för de flesta team: avtalen finns i ett gemensamt arkiv, och varje persons roll begränsar vad de kan göra.

När ett avtal behöver begränsas (känsliga leverantörsvillkor, HR-avtal, allt du skulle arkivera under "need to know") begränsar du det uttryckligen.

Panelen för att hantera behörigheter med ägare, växeln för begränsad åtkomst och teamets åtkomstnivåer

Begränsa åtkomst till specifika personer eller grupper

Öppna avtalet och hitta åtkomstavsnittet. Därifrån kan du:

Lägga till en specifik person - endast den personen (plus ägaren) har åtkomst.
Lägga till en grupp - alla i gruppen ärver åtkomst. När personer går med i eller lämnar gruppen uppdateras deras åtkomst automatiskt.
Kombinera båda - till exempel gruppen Finance plus en extern granskare.

Spara, så återspeglar avtalet den nya omfattningen direkt.

Behörighetskort på ett avtal som visar ägare och gruppåtkomst

Använd mappar för att begränsa i stor skala

Att ställa in åtkomst för varje avtal blir opraktiskt när arkivet växer. Det renare mönstret är att begränsa en mapp i stället: alla avtal i mappen ärver mappens åtkomstinställningar, och nya avtal som läggs i mappen får automatiskt rätt omfattning. Se Organisera avtal med mappar.

Ställa in behörigheter för hela organisationen

Om du vill öppna ett tidigare begränsat avtal för hela teamet igen byter du åtkomsten tillbaka till "everyone in the organisation."

Byta avtalets ägare

Varje avtal har en ägare, som får full åtkomst och är standardmottagare för aviseringar. Du kan överföra ägarskapet till en annan teammedlem från åtkomstavsnittet. Den nya ägaren får full åtkomst automatiskt.

Tips

Luta dig mot standardinställningen. Att försöka begränsa varje avtal är mer arbete än det sparar. Begränsa bara de avtal som verkligen behöver det.

Begränsa på mappnivå när du kan. Det följer med när arkivet växer och förblir korrekt när personer byter team.

Kombinera en grupp med en specifik person sparsamt. Det fungerar, men om du gör det på fler än en handfull avtal behöver din gruppstruktur förmodligen ses över.