Aviseringar och påminnelser för avtal

Aviseringar gör att du aldrig missar viktiga avtalsfrister, förnyelsedatum eller uppsägningstider. Contracko skickar automatiska e-postpåminnelser baserat på avtalets datum så att du håller koll på kritiska skyldigheter.

Så fungerar aviseringar för avtal som förnyas automatiskt

När du skapar ett avtal med slutdatum, uppsägningstid och automatisk förnyelse ställer Contracko automatiskt in tre relativa aviseringar som standard. De är utspridda för att ge dig flera möjligheter att agera före uppsägningsdatumet.

Varför sprids de ut med uppsägningsdatumet som utgångspunkt? För avtal som förnyas automatiskt är uppsägningsdatumet viktigare än slutdatumet. Om uppsägningstiden löper ut är du automatiskt bunden för ytterligare en avtalsperiod, även om slutdatumet ännu inte har passerat.

Schema för standardaviseringar:

• 3 månader före uppsägningsdatumet
• 1 månad före uppsägningsdatumet
• 1 vecka före uppsägningsdatumet

Dessa relativa aviseringar justeras automatiskt utifrån avtalets datum. Om du ändrar uppsägningstiden eller förnyelsedatumet uppdateras påminnelserna i enlighet med det.

Skapa egna aviseringar med meddelanden

Du kan lägga till egna aviseringar med valfritt intervall.

1. Öppna avtalet i redigeraren
2. I avsnittet Notifications klickar du på Add Notification
3. Välj vad påminnelsen ska utgå från:
   • Notice date (rekommenderas för avtal som förnyas automatiskt)
   • Renewal date (slutdatum)
4. Ange tidsperioden (dagar, veckor eller månader före)
5. Lägg till ett eget meddelande som ska ingå i aviseringens e-post
6. Klicka på Save

Exempel på eget meddelande: "Prata med fastighetsmäklaren om alternativen på marknaden", en dag före uppsägningsdatumet för ett kontorshyresavtal.

Dessa egna meddelanden visas i e-postmeddelandena för aviseringarna som åtgärdspåminnelser.

Ställa in aviseringar för avtal utan slutdatum

Avtal utan slutdatum har varken slutdatum eller uppsägningstid, så relativa aviseringar fungerar inte. Ställ i stället in aviseringar med ett specifikt datum för dessa avtal.

1. Öppna avtalet utan slutdatum
2. I avsnittet Notifications klickar du på Add Notification
3. Välj Specific date
4. Välj det exakta datum då du vill bli påmind
5. Lägg till ett meddelande som förklarar vad som ska granskas
6. Klicka på Save

Exempel på användningsområde: För ett frilansavtal som börjar den 1 oktober ställer du in en påminnelse med specifikt datum i juni 2026 och meddelandet: "Granska samarbetet och om vi vill fortsätta."

Visa alla aviseringar för ett avtal

Så här ser du alla schemalagda aviseringar för ett avtal:

1. Öppna avtalet i visningsläget
2. Gå till fliken Notifications
3. Visa hela listan sorterad efter utskicksdatum (tidigast först)

Varje avisering visar:

• När den skickas
• Vad den utgår från (uppsägningsdatum, förnyelsedatum eller specifikt datum)
• Eventuellt eget meddelande
• Aktuell status (Scheduled, Sent eller Acknowledged)

Tilldela påminnelser till kollegor

Aviseringar behöver inte gå till dig. När du lägger till en påminnelse kan du välja vilken teammedlem som får den, så att den som ansvarar för en frist får informationen direkt.

1. Öppna avtalet i redigeraren
2. I avsnittet Notifications lägger du till eller redigerar en avisering
3. Välj vilken team member som ska få den
4. Ställ in tidpunkten och lägg till ett meddelande med den kontext de behöver

Du kan ställa in olika påminnelser för olika personer för samma händelse. Skicka en påminnelse till en kollega två veckor i förväg för att starta granskningen, och skicka en sista påminnelse till dig själv en vecka före fristen. Varje person ser meddelandet du skrev till dem, så de vet exakt vad de ska göra.

Tips

Sätt påminnelser i god tid - För kritiska avtal kan du lägga till en extra avisering 6 månader före uppsägningsdatumet för att börja planera.

Använd egna meddelanden strategiskt - Ta med specifika åtgärdspunkter i aviseringarnas meddelanden så att du vet exakt vad du ska göra när påminnelsen kommer.

Olika utgångspunkter för olika behov - Uppsägningsdatum fungerar bäst för avtal som förnyas automatiskt, men du kanske vill ha en påminnelse om förnyelsedatum för avtal som du planerar att låta löpa ut naturligt.

Granska aviseringsinställningarna regelbundet - När avtalsvillkoren ändras kontrollerar du att aviseringsschemat fortfarande är relevant för de uppdaterade datumen.