Uprawnienia do umów

Uprawnienia do umów określają, kto ma dostęp do danej umowy. To, co każda osoba może zrobić, gdy już ma dostęp, wynika z jej roli w organizacji. Taksonomię ról znajdziesz w artykule Organizacje wieloosobowe.

Jak działa dostęp do umów

Domyślnie każda umowa jest dostępna dla wszystkich w Twojej organizacji. To właściwe ustawienie domyślne dla większości zespołów: umowy są przechowywane w jednym wspólnym repozytorium, a rola każdej osoby ogranicza to, co może zrobić.

Gdy umowa wymaga ograniczenia (wrażliwe warunki z dostawcami, umowy kadrowe, wszystko, co trafiłoby do kategorii „need to know”), wyraźnie zawężasz do niej dostęp.

Panel zarządzania uprawnieniami z właścicielem, przełącznikiem ograniczenia i poziomami dostępu zespołu

Ograniczanie dostępu do wybranych osób lub grup

Otwórz umowę i znajdź sekcję dostępu. Możesz tam:

Add a specific person - dostęp będzie miała tylko ta osoba (plus właściciel).
Add a group - dostęp dziedziczą wszyscy członkowie grupy. Gdy osoby dołączają do grupy lub ją opuszczają, ich dostęp aktualizuje się automatycznie.
Mix the two - na przykład grupa Finance plus jedna osoba recenzująca z zewnątrz.

Zapisz zmiany, a umowa od razu odzwierciedli nowy zakres dostępu.

Karta uprawnień w umowie z właścicielem i dostępem grupy

Używaj folderów, aby zarządzać dostępem na skalę

Ustawianie dostępu umowa po umowie staje się niepraktyczne, gdy repozytorium rośnie. Lepiej zawęzić dostęp do folderu: każda umowa w folderze dziedziczy jego ustawienia dostępu, a nowe umowy wrzucone do folderu automatycznie dostają właściwy zakres. Zobacz Porządkowanie umów w folderach.

Przywracanie dostępu dla całej organizacji

Aby ponownie udostępnić wcześniej ograniczoną umowę całemu zespołowi, przełącz dostęp z powrotem na „everyone in the organisation”.

Zmiana właściciela umowy

Każda umowa ma jednego właściciela, który otrzymuje pełny dostęp i domyślnie dostaje powiadomienia. Właściciela możesz zmienić na innego członka zespołu w sekcji dostępu. Nowy właściciel automatycznie dziedziczy pełny dostęp.

Wskazówki

Korzystaj z ustawień domyślnych. Próba ograniczenia dostępu do każdej umowy to więcej pracy, niż zwykle oszczędza. Ograniczaj dostęp tylko tym umowom, które naprawdę tego wymagają.

Zawężaj dostęp na poziomie folderu, gdy tylko możesz. To skaluje się wraz z repozytorium i pozostaje poprawne, gdy osoby zmieniają zespoły.

Łącz grupę z konkretną osobą oszczędnie. To działa, ale jeśli robisz tak przy więcej niż kilku umowach, Twoja struktura grup prawdopodobnie wymaga poprawki.