Hantera motparter
Motparter är de parter som du har avtal med: leverantörer, kunder, affärspartners, anställda eller andra privatpersoner och organisationer. Contracko använder motparter för att organisera avtalen efter relation, vilket gör det enkelt att hitta alla avtal med ett visst företag eller en viss person.
Så extraheras motparter
När du skapar ditt Contracko-konto anger du ditt juridiska namn under introduktionen (eller senare i inställningarna). Det kan vara företagets juridiska namn eller ditt namn som privatperson eller enskild näringsidkare.
När du laddar upp ett avtal söker Contrackos AI-modell efter ditt juridiska namn i dokumentet. När modellen har identifierat dig avgör den vem den andra parten är, det vill säga din motpart. Systemet extraherar informationen automatiskt och skapar eller kopplar till rätt motpartspost.
Skapa och tilldela motparter
Du kan skapa motparter på två sätt:
När du skapar ett avtal:
- Gå till Contracts i huvudmenyn
- Klicka på Add contract eller dra en fil till uppladdningsområdet
- AI:n extraherar och föreslår motparten automatiskt
- Om motparten inte finns skapar Contracko den automatiskt
I avtalsredigeraren:
- Öppna ett valfritt avtal
- I listrutan Counterparty skriver du ett namn för att söka
- Välj en befintlig motpart eller skapa en ny med knappen Add new.
- Välj typ av motpart:
- Individual - För privatpersoner (anställda, frilansare, konsulter)
- Company - För företag och bolag
- Non-profit - För ideella organisationer och frivilligorganisationer
- Government - För myndigheter och offentliga organ
Lägga till motpartsuppgifter
Contracko låter dig registrera viktig information för varje motpart. Det är särskilt användbart när du hanterar flera avtal med samma part eller behöver specifika uppgifter för fakturering och regelefterlevnad.
Så lägger du till eller redigerar motpartsuppgifter:
- Gå till Counterparties
- Välj den motpart du vill redigera
- Lägg till relevant information:
Grundläggande information:
- Name - Partens vanliga namn
- Legal name - Fullständigt juridiskt namn inklusive bolagsform (t.ex. "Spotify AB")
- URL - Företagets webbplats
- Address - Fysisk adress (kan rensas om den inte behövs)
- Contact person - Din kontaktperson för relationen
Företagsinformation:
- Tax ID - Momsnummer eller skatteidentifikation (användbart vid fakturering)
- Company registration number - Nummer från handelskammare eller företagsregister
Organisation:
- Notes - Fria anteckningar om relationen (t.ex. "Hittad vid leverantörsundersökning - optimal streamingtjänst")
- Tags - Nyckelord för kategorisering (t.ex. "streaming", "software", "legal-services")
Klicka på Save för att spara informationen.
Visa avtal per motpart
Varje motpartssida visar alla kopplade avtal. Det ger dig en komplett bild av relationen med en part.
Så visar du avtal för en motpart:
- Gå till Counterparties
- Klicka på valfritt motpartsnamn
- Rulla ned till avsnittet Associated contracts
- Alla avtal med den här motparten visas i listan
Du kan klicka på valfritt avtal för att öppna och redigera det.
Vilka du kan registrera som motparter
Contrackos motpartssystem fungerar för alla affärsrelationer:
- Leverantörer - Registrera inköpsavtal och serviceavtal
- Kunder och klienter - Hantera säljavtal och serviceavtal
- Affärspartners - Organisera partneravtal och joint ventures
- Anställda - Lagra anställningsavtal och NDA:er
- Tjänsteleverantörer - Håll koll på konsulter, entreprenörer och byråer
- Hyresvärdar och hyresgäster - Hantera hyresavtal
- Alla parter med avtal - Systemet anpassar sig efter dina behov
Tips för motpartshantering
Använd konsekventa namn - Bestäm om du vill använda vanliga namn (Netflix) eller juridiska namn (Netflix, Inc.) och håll dig konsekvent för alla motparter.
Lägg till taggar tidigt - Tagga motparter efter kategori (leverantör, kund, partner) eller bransch (programvara, juridik, marknadsföring) så blir filtreringen enklare senare.
Håll kontaktuppgifterna aktuella - När din kontaktperson byts ut uppdaterar du motpartsposten så att du alltid vet vem du ska kontakta.
Använd anteckningar för sammanhang - Skriv ned hur du hittade leverantören, vad som gör den värdefull eller särskilda villkor som du har förhandlat fram.