Gerir contrapartes
As contrapartes são as entidades com as quais tem contratos -- fornecedores, clientes, parceiros de negócio, colaboradores ou qualquer outro indivíduo ou organização. O Contracko utiliza contrapartes para organizar os seus contratos por relação, facilitando a localização de todos os acordos com uma empresa ou pessoa específica.
Como funciona a extração de contrapartes
Quando cria a sua conta no Contracko, configura o seu nome legal durante o processo de integração (ou posteriormente nas definições). Pode ser o nome legal da sua empresa ou o seu nome como particular ou empresário em nome individual.
Quando carrega um contrato, o modelo de IA do Contracko pesquisa o seu nome legal no documento. Assim que o identifica, determina quem é a outra parte -- essa é a sua contraparte. O sistema extrai automaticamente esta informação e cria ou associa ao registo de contraparte adequado.
Criar e atribuir contrapartes
Pode criar contrapartes de duas formas:
Durante a criação do contrato:
- Aceda a Contratos no menu principal
- Clique em Adicionar contrato ou arraste um ficheiro para a área de carregamento
- A IA extrairá e sugerirá automaticamente a contraparte
- Se a contraparte não existir, o Contracko cria-a automaticamente
No editor de contratos:
- Abra qualquer contrato
- No menu pendente Contraparte, escreva um nome para pesquisar
- Selecione uma contraparte existente ou crie uma nova utilizando o botão Adicionar nova.
- Escolha o tipo de contraparte:
- Individual - Para pessoas (colaboradores, freelancers, consultores)
- Empresa - Para negócios e empresas
- Sem fins lucrativos - Para organizações de solidariedade social e ONGs
- Entidade governamental - Para entidades e agências governamentais
Adicionar detalhes da contraparte
O Contracko permite-lhe registar informações essenciais para cada contraparte. Isto é particularmente útil quando gere múltiplos contratos com a mesma entidade ou quando precisa de detalhes específicos para faturação e conformidade.
Para adicionar ou editar informações de contrapartes:
- Aceda a Contrapartes
- Selecione a contraparte que pretende editar
- Adicione informações relevantes:
Informações básicas:
- Nome - O nome comum da entidade
- Nome legal - Nome legal completo incluindo tipo de entidade empresarial (por exemplo, "Spotify AB")
- URL - Website da empresa
- Morada - Morada física (pode ser removida se não for necessária)
- Pessoa de contacto - O seu ponto de contacto para esta relação
Informações comerciais:
- NIF/NIPC - Número de IVA ou identificação fiscal (útil para faturação)
- Número de registo da empresa - Número de registo na Conservatória do Registo Comercial
Organização:
- Notas - Notas de formato livre sobre a relação (por exemplo, "Encontrado em pesquisa de fornecedores - serviço de streaming ideal")
- Etiquetas - Palavras-chave para categorização (por exemplo, "streaming", "software", "serviços-jurídicos")
Clique em Guardar para armazenar as informações.
Visualizar contratos por contraparte
Cada página de contraparte mostra todos os contratos associados. Isso dá-lhe uma visão completa da sua relação com qualquer entidade.
Para visualizar os contratos de uma contraparte:
- Aceda a Contrapartes
- Clique no nome de qualquer contraparte
- Navegue até à secção Contratos associados
- Todos os contratos com esta contraparte aparecem na lista
Pode clicar em qualquer contrato para o abrir e editar.
Quem pode registar como contrapartes
O sistema de contrapartes do Contracko funciona para qualquer relação de negócio:
- Fornecedores e prestadores - Registe acordos de compra e contratos de serviço
- Clientes - Gira contratos de venda e acordos de prestação de serviços
- Parceiros de negócio - Organize acordos de parceria e joint ventures
- Colaboradores - Armazene contratos de trabalho e acordos de confidencialidade
- Prestadores de serviços - Registe consultores, contratantes e agências
- Senhorios e inquilinos - Gira contratos de arrendamento
- Qualquer entidade com contratos - O sistema adapta-se às suas necessidades
Sugestões para a gestão de contrapartes
Utilize uma nomenclatura consistente - Decida se utiliza nomes comuns (Netflix) ou nomes legais (Netflix, Inc.) e mantenha a consistência em todas as contrapartes.
Adicione etiquetas cedo - Etiquetar contrapartes por categoria (fornecedor, cliente, parceiro) ou setor (software, jurídico, marketing) facilita a filtragem posteriormente.
Mantenha as informações de contacto atualizadas - Quando o seu ponto de contacto muda, atualize o registo da contraparte para saber sempre a quem contactar.
Utilize notas para contexto - Adicione notas sobre como encontrou o fornecedor, o que o torna valioso ou quaisquer condições especiais que tenha negociado.