Zarządzanie kontrahentami

Kontrahenci to podmioty, z którymi masz umowy: dostawcy, klienci, partnerzy biznesowi, pracownicy oraz inne osoby i organizacje. Contracko używa kontrahentów do porządkowania umów według relacji, dzięki czemu łatwo znajdziesz wszystkie umowy z daną firmą lub osobą.

Jak działa wyodrębnianie kontrahentów

Gdy tworzysz konto Contracko, podczas wdrażania (lub później w ustawieniach) konfigurujesz swoją nazwę prawną. Może to być nazwa prawna Twojej firmy albo Twoje imię i nazwisko jako osoby fizycznej lub jednoosobowej działalności gospodarczej.

Gdy wgrywasz umowę, model AI Contracko szuka Twojej nazwy prawnej w dokumencie. Gdy ją rozpozna, ustala, kto jest drugą stroną, czyli Twoim kontrahentem. System automatycznie wyodrębnia te informacje i tworzy odpowiedni rekord kontrahenta albo łączy umowę z istniejącym.

Tworzenie i przypisywanie kontrahentów

Kontrahentów możesz tworzyć na dwa sposoby:

Podczas tworzenia umowy:

1. W głównym menu przejdź do Contracts
2. Kliknij Add contract lub przeciągnij plik do obszaru wgrywania
3. AI automatycznie wyodrębni i zaproponuje kontrahenta
4. Jeśli kontrahent nie istnieje, Contracko utworzy go automatycznie

W edytorze umowy:

1. Otwórz dowolną umowę
2. Na liście rozwijanej Counterparty wpisz nazwę, aby wyszukać
3. Wybierz istniejącego kontrahenta lub utwórz nowego przyciskiem Add new.
4. Wybierz typ kontrahenta:
   • Individual - dla osób (pracownicy, freelancerzy, konsultanci)
   • Company - dla firm i spółek
   • Non-profit - dla organizacji charytatywnych i NGO
   • Government - dla jednostek i agencji rządowych

Dodawanie danych kontrahenta

Contracko pozwala śledzić najważniejsze informacje o każdym kontrahencie. Przydaje się to zwłaszcza przy wielu umowach z tym samym podmiotem albo gdy potrzebujesz konkretnych danych do fakturowania i zgodności.

Aby dodać lub edytować dane kontrahenta:

1. Przejdź do Counterparties
2. Wybierz kontrahenta, którego chcesz edytować
3. Dodaj odpowiednie informacje:

Podstawowe informacje:

• Name - potoczna nazwa podmiotu
• Legal name - pełna nazwa prawna wraz z typem podmiotu (np. „Spotify AB”)
• URL - strona internetowa firmy
• Address - adres fizyczny (możesz go wyczyścić, jeśli nie jest potrzebny)
• Contact person - Twoja osoba kontaktowa w tej relacji

Informacje biznesowe:

• Tax ID - numer VAT lub identyfikator podatkowy (przydatne przy fakturowaniu)
• Company registration number - numer w izbie handlowej lub rejestrze przedsiębiorców

Organizacja:

• Notes - dowolne notatki o relacji (np. „Znalezione podczas szukania dostawców - optymalny serwis streamingowy”)
• Tags - słowa kluczowe do kategoryzacji (np. „streaming”, „software”, „legal-services”)

Kliknij Save, aby zapisać informacje.

Przeglądanie umów według kontrahenta

Strona każdego kontrahenta pokazuje wszystkie powiązane umowy. Dzięki temu widzisz pełny obraz relacji z danym podmiotem.

Aby wyświetlić umowy kontrahenta:

1. Przejdź do Counterparties
2. Kliknij nazwę dowolnego kontrahenta
3. Przewiń do sekcji Associated contracts
4. Na liście pojawią się wszystkie umowy z tym kontrahentem

Kliknij dowolną umowę, aby ją otworzyć i edytować.

Kogo możesz śledzić jako kontrahentów

System kontrahentów w Contracko działa dla każdej relacji biznesowej:

• Dostawcy - śledź umowy zakupu i umowy o świadczenie usług
• Klienci - zarządzaj umowami sprzedaży i umowami o świadczenie usług
• Partnerzy biznesowi - porządkuj umowy partnerskie i spółki joint venture
• Pracownicy - przechowuj umowy o pracę i NDA
• Usługodawcy - śledź konsultantów, wykonawców i agencje
• Wynajmujący i najemcy - zarządzaj umowami najmu
• Dowolny podmiot z umowami - system dopasuje się do Twoich potrzeb

Wskazówki do zarządzania kontrahentami

Używaj spójnych nazw - Zdecyduj, czy używasz nazw potocznych (Netflix), czy prawnych (Netflix, Inc.), i trzymaj się tego dla wszystkich kontrahentów.

Dodawaj tagi wcześnie - Oznaczanie kontrahentów tagami według kategorii (dostawca, klient, partner) lub branży (software, prawo, marketing) ułatwia późniejsze filtrowanie.

Aktualizuj dane kontaktowe - Gdy zmienia się Twoja osoba kontaktowa, zaktualizuj rekord kontrahenta, żebyś zawsze wiedział, do kogo się zwrócić.

Używaj notatek dla kontekstu - Dodawaj notatki o tym, jak znalazłeś dostawcę, co czyni go wartościowym lub jakie specjalne warunki wynegocjowałeś.