Gestione delle controparti
Le controparti sono le entita con cui ha stipulato dei contratti: fornitori, clienti, partner commerciali, dipendenti o qualsiasi altro individuo o organizzazione. Contracko utilizza le controparti per organizzare i contratti per relazione, rendendo facile trovare tutti gli accordi con una specifica azienda o persona.
Come funziona l'estrazione delle controparti
Quando crea il suo account Contracko, configura la sua ragione sociale durante l'onboarding (o successivamente nelle impostazioni). Puo essere la ragione sociale della sua azienda o il suo nome come persona fisica o titolare di partita IVA.
Quando carica un contratto, il modello AI di Contracko cerca la sua ragione sociale nel documento. Una volta identificata, determina chi e l'altra parte, ovvero la sua controparte. Il sistema estrae automaticamente queste informazioni e crea o collega il record della controparte appropriato.
Creazione e assegnazione delle controparti
Puo creare le controparti in due modi:
Durante la creazione del contratto:
- Navighi su Contratti nel menu principale
- Faccia clic su Aggiungi contratto o trascini un file nell'area di caricamento
- L'AI estrarrà e suggerirai automaticamente la controparte
- Se la controparte non esiste, Contracko la crea automaticamente
Nell'editor dei contratti:
- Apra qualsiasi contratto
- Nel menu a tendina Controparte, digiti un nome per cercare
- Selezioni una controparte esistente o ne crei una nuova usando il pulsante Aggiungi nuovo.
- Scelga il tipo di controparte:
- Persona fisica - Per le persone (dipendenti, freelance, consulenti)
- Azienda - Per imprese e societa
- Non profit - Per organizzazioni di beneficenza e ONG
- Ente pubblico - Per enti e agenzie governative
Aggiunta dei dettagli della controparte
Contracko Le consente di monitorare le informazioni essenziali per ciascuna controparte. Cio e particolarmente utile nella gestione di piu contratti con la stessa entita o quando ha bisogno di dettagli specifici per la fatturazione e la conformita.
Per aggiungere o modificare le informazioni sulla controparte:
- Navighi su Controparti
- Selezioni la controparte che desidera modificare
- Aggiunga le informazioni rilevanti:
Informazioni di base:
- Nome - Il nome comune dell'entita
- Ragione sociale - La ragione sociale completa incluso il tipo di entita societaria (ad es., "Spotify AB")
- URL - Sito web aziendale
- Indirizzo - Indirizzo fisico (puo essere rimosso se non necessario)
- Persona di contatto - Il suo referente per questa relazione
Informazioni aziendali:
- Codice fiscale/Partita IVA - Numero IVA o codice fiscale (utile per la fatturazione)
- Numero di iscrizione al registro imprese - Numero della camera di commercio o del registro delle imprese
Organizzazione:
- Note - Note in formato libero sulla relazione (ad es., "Trovato nella ricerca fornitori - servizio di streaming ottimale")
- Tag - Parole chiave per la categorizzazione (ad es., "streaming", "software", "servizi-legali")
Faccia clic su Salva per memorizzare le informazioni.
Visualizzare i contratti per controparte
La pagina di ciascuna controparte mostra tutti i contratti associati. Questo Le offre una visione completa del suo rapporto con qualsiasi entita.
Per visualizzare i contratti per una controparte:
- Vada su Controparti
- Faccia clic sul nome di qualsiasi controparte
- Scorra fino alla sezione Contratti associati
- Tutti i contratti con questa controparte appaiono nell'elenco
Puo fare clic su qualsiasi contratto per aprirlo e modificarlo.
Chi puo monitorare come controparte
Il sistema delle controparti di Contracko funziona per qualsiasi relazione commerciale:
- Fornitori e approvvigionatori - Monitora accordi di acquisto e contratti di servizio
- Clienti e committenti - Gestisce contratti di vendita e accordi di servizio
- Partner commerciali - Organizza accordi di partnership e joint venture
- Dipendenti - Archivia contratti di lavoro e NDA
- Prestatori di servizi - Monitora consulenti, appaltatori e agenzie
- Locatori e conduttori - Gestisce contratti di locazione
- Qualsiasi entita con contratti - Il sistema si adatta alle sue esigenze
Consigli per la gestione delle controparti
Usi nomi coerenti - Decida se utilizzare nomi comuni (Netflix) o ragioni sociali (Netflix, Inc.) e mantenga la coerenza in tutte le controparti.
Aggiunga i tag fin dall'inizio - Etichettare le controparti per categoria (fornitore, cliente, partner) o settore (software, legale, marketing) rende il filtraggio piu semplice in seguito.
Tenga aggiornate le informazioni di contatto - Quando cambia il suo referente, aggiorni il record della controparte per sapere sempre a chi rivolgersi.
Usi le note per il contesto - Aggiunga note su come ha trovato il fornitore, cosa lo rende prezioso o eventuali termini speciali negoziati.