Notificaciones y recordatorios de contratos

Las notificaciones garantizan que nunca pierda plazos importantes de contratos, fechas de renovación ni plazos de preaviso. Contracko envía recordatorios automáticos por correo basados en las fechas de sus contratos para ayudarle a estar al día de las obligaciones críticas.

Cómo funcionan las notificaciones en los contratos de renovación automática

Cuando crea un contrato con fecha de fin, plazo de preaviso y renovación automática, Contracko configura automáticamente tres notificaciones relativas predeterminadas. Están escalonadas para darle varias oportunidades de actuar antes del plazo de preaviso.

¿Por qué escalonar respecto a la fecha de preaviso? En los contratos de renovación automática, la fecha de preaviso es más crítica que la fecha de fin. Si su plazo de preaviso expira, queda comprometido automáticamente a otro periodo, aunque la fecha de fin aún no haya llegado.

Calendario de notificaciones predeterminado:

• 3 meses antes de la fecha de preaviso
• 1 mes antes de la fecha de preaviso
• 1 semana antes de la fecha de preaviso

Estas notificaciones relativas se ajustan automáticamente según las fechas de su contrato. Si cambia el plazo de preaviso o la fecha de renovación, sus recordatorios se actualizan en consecuencia.

Crear notificaciones personalizadas con mensajes

Puede añadir notificaciones personalizadas en cualquier intervalo que necesite.

1. Abra su contrato en el editor
2. En la sección Notificaciones, haga clic en Añadir notificación
3. Seleccione si desea anclar el recordatorio a:
   • Fecha de preaviso (recomendada para contratos de renovación automática)
   • Fecha de renovación (fecha de fin)
4. Establezca el periodo de tiempo (días, semanas o meses antes)
5. Añada un mensaje personalizado para incluir en el correo de notificación
6. Haga clic en Guardar

Ejemplo de mensaje personalizado: "Hablar con el agente inmobiliario sobre las opciones del mercado", un día antes de la fecha de preaviso de un arrendamiento de oficina.

Estos mensajes personalizados aparecen en sus correos de notificación como recordatorios de acción.

Configurar notificaciones para contratos de duración indefinida

Los contratos de duración indefinida no tienen fechas de fin ni plazos de preaviso, así que las notificaciones relativas no funcionan. Para estos contratos, configure en su lugar notificaciones de fecha absoluta.

1. Abra su contrato de duración indefinida
2. En la sección Notificaciones, haga clic en Añadir notificación
3. Seleccione Fecha específica
4. Elija la fecha exacta en la que quiere recibir el recordatorio
5. Añada un mensaje que explique qué revisar
6. Haga clic en Guardar

Ejemplo de caso de uso: Para un acuerdo freelance que empieza el 1 de octubre, establezca un recordatorio de fecha específica para junio de 2026 con el mensaje: "Revisar la colaboración y si deseamos continuar".

Ver todas las notificaciones de un contrato

Para ver todas las notificaciones programadas de un contrato:

1. Abra el contrato en el visor
2. Vaya a la pestaña Notificaciones
3. Vea la lista completa ordenada por fecha de envío (de la más próxima a la más lejana)

Cada notificación muestra:

• Cuándo se enviará
• A qué está anclada (fecha de preaviso, fecha de renovación o fecha específica)
• Cualquier mensaje personalizado incluido
• Estado actual (Programada, Enviada o Confirmada)

Consejos

Configure recordatorios con antelación: para contratos críticos, añada una notificación adicional 6 meses antes de la fecha de preaviso para empezar a planificar.

Use mensajes personalizados de forma estratégica: incluya acciones concretas en los mensajes de notificación para saber exactamente qué hacer cuando llegue el recordatorio.

Distintos anclajes para distintas necesidades: aunque las fechas de preaviso funcionan mejor en contratos de renovación automática, quizá quiera un recordatorio de fecha de renovación para contratos que planea dejar vencer de forma natural.

Revise la configuración de notificaciones con regularidad: cuando cambien las condiciones del contrato, verifique que su calendario de notificaciones sigue teniendo sentido para las fechas actualizadas.