Notifiche e promemoria dei contratti

Le notifiche garantiscono che non si perdano mai scadenze contrattuali importanti, date di rinnovo o periodi di preavviso. Contracko invia promemoria email automatici basati sulle date dei contratti per aiutare a mantenere il controllo sugli obblighi critici.

Come funzionano le notifiche per i contratti a rinnovo automatico

Quando si crea un contratto con data di scadenza, periodo di preavviso e rinnovo automatico, Contracko configura automaticamente tre notifiche relative predefinite. Queste sono scaglionate per offrire piu opportunita di agire prima della scadenza del preavviso.

Perche scaglionare alla data di preavviso? Per i contratti a rinnovo automatico, la data di preavviso e piu critica della data di scadenza. Se il periodo di preavviso scade, si e automaticamente vincolati a un altro termine, anche se la data di scadenza non e ancora passata.

Pianificazione delle notifiche predefinita:

• 3 mesi prima della data di preavviso
• 1 mese prima della data di preavviso
• 1 settimana prima della data di preavviso

Queste notifiche relative si adeguano automaticamente in base alle date del contratto. Se si modifica il periodo di preavviso o la data di rinnovo, i promemoria si aggiornano di conseguenza.

Creazione di notifiche personalizzate con messaggi

E possibile aggiungere notifiche personalizzate a qualsiasi intervallo desiderato.

1. Aprire il contratto nell'editor
2. Nella sezione Notifiche, fare clic su Aggiungi notifica
3. Selezionare se ancorare il promemoria a:
   • Data di preavviso (consigliata per i contratti a rinnovo automatico)
   • Data di rinnovo (data di scadenza)
4. Impostare il periodo di tempo (giorni, settimane o mesi prima)
5. Aggiungere un messaggio personalizzato da includere nell'email di notifica
6. Fare clic su Salva

Esempio di messaggio personalizzato: "Parlare con l'agente immobiliare delle opzioni disponibili sul mercato" - un giorno prima della data di preavviso per un contratto di locazione di ufficio.

Questi messaggi personalizzati appaiono nelle email di notifica come promemoria di azioni da intraprendere.

Configurazione delle notifiche per i contratti a tempo indeterminato

I contratti a tempo indeterminato non hanno date di scadenza o periodi di preavviso, quindi le notifiche relative non funzionano. Per questi contratti, configurare invece notifiche con data assoluta.

1. Aprire il contratto a tempo indeterminato
2. Nella sezione Notifiche, fare clic su Aggiungi notifica
3. Selezionare Data specifica
4. Scegliere la data esatta per il promemoria
5. Aggiungere un messaggio che spieghi cosa esaminare
6. Fare clic su Salva

Esempio pratico: Per un accordo freelance che inizia il 1 ottobre, impostare un promemoria con data specifica per giugno 2026 con il messaggio: "Valutare la collaborazione e se si desidera continuare."

Visualizzazione di tutte le notifiche del contratto

Per visualizzare tutte le notifiche pianificate per un contratto:

1. Aprire il contratto nel visualizzatore
2. Navigare alla scheda Notifiche
3. Visualizzare l'elenco completo ordinato per data di invio (dalla piu vicina)

Ciascuna notifica mostra:

• Quando verra inviata
• A cosa e ancorata (data di preavviso, data di rinnovo o data specifica)
• Eventuali messaggi personalizzati inclusi
• Stato corrente (Pianificata, Inviata o Confermata)

Suggerimenti

Impostare i promemoria in anticipo - Per i contratti critici, aggiungere una notifica extra 6 mesi prima della data di preavviso per iniziare la pianificazione.

Usare i messaggi personalizzati in modo strategico - Includere azioni specifiche nei messaggi di notifica in modo da sapere esattamente cosa fare quando arriva il promemoria.

Ancore diverse per esigenze diverse - Sebbene le date di preavviso siano le piu adatte per i contratti a rinnovo automatico, potrebbe essere utile un promemoria alla data di rinnovo per i contratti che si prevede di lasciare scadere naturalmente.

Rivedere regolarmente le impostazioni delle notifiche - Quando cambiano i termini contrattuali, verificare che la pianificazione delle notifiche sia ancora adeguata alle date aggiornate.