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Documentazione

Esportare contratti e dati

Contracko Le consente di esportare i Suoi contratti come file ZIP contenente dati strutturati, approfondimenti estratti dall'AI e tutti i file associati. In questo modo non sarà mai vincolato alla nostra piattaforma: i Suoi dati sono sempre portabili, inclusa tutta l'analisi AI eseguita sui Suoi contratti. Per i flussi di lavoro in blocco, consulti estrazione dati contrattuali e analisi AI dei contratti.

Cosa è incluso in un'esportazione

Quando esporta i contratti, Contracko genera un file ZIP contenente:

  • overview.csv - Riepilogo di tutti i contratti esportati con i campi e i valori chiave
  • counterparties.csv - Tutte le controparti associate ai contratti esportati, incluse le informazioni arricchite dall'AI
  • contract-types.csv - I tipi di contratto rilevanti per i contratti esportati
  • Cartelle contratto individuali - Ogni contratto ottiene la propria cartella con:
    • contract.csv - Dati del contratto in formato foglio di calcolo
    • metadata.json - Metadati completi, dati estratti dall'AI e analisi
    • comments.csv - Eventuali commenti sul contratto (se presenti)
    • Cartella files/ - Tutti i documenti allegati (PDF, documenti Word, immagini)

Come esportare i contratti

  1. Accedere alla tabella Contratti
  2. Fare clic sul pulsante Esporta

Pulsante Esporta nella barra degli strumenti della tabella contratti

  1. Selezionare cosa esportare:
    • Vista corrente - Esporta i contratti visibili nella vista filtrata corrente
    • Tutti i contratti - Esporta ogni contratto nell'account
    • Contratti selezionati - Selezionare i singoli contratti da esportare

Opzioni di selezione esportazione che mostrano vista, tutti o contratti individuali

  1. Fare clic su Esporta per avviare il processo

Elaborazione in background

Le esportazioni vengono eseguite come processo in background, quindi è possibile:

  • Continuare a lavorare in Contracko
  • Disconnettersi e tornare in seguito
  • Chiudere il browser

Quando l'esportazione è pronta, si riceverà una notifica tramite:

  • Notifica email con un link per il download
  • Notifica toast nella parte inferiore dello schermo (se si è ancora nell'app)
  • Notifica di attività nell'intestazione

Notifica toast che mostra che l'esportazione è pronta per il download

Fare clic sulla notifica o utilizzare il link nell'email per scaricare il file ZIP.

Utilizzo dei dati esportati

Dopo il download, estrarre il file ZIP per accedere a:

contracts-export-{timestamp}/
├── overview.csv           # Riepilogo di tutti i contratti esportati
├── counterparties.csv     # Tutti i dati delle controparti
├── contract-types.csv     # Informazioni sui tipi di contratto
└── contracts/
    ├── contract-name-{id}/
    │   ├── contract.csv   # Dati del contratto in formato CSV
    │   ├── metadata.json  # Metadati completi e analisi AI
    │   ├── comments.csv   # Commenti (se presenti)
    │   └── files/         # File allegati (se presenti)
    │       └── document.pdf
    └── another-contract-{id}/
        └── ...

Utilizzi comuni:

  • Aprire i CSV direttamente in Excel o Google Sheets per la reportistica
  • Migrare a un altro sistema di gestione contratti con tutti i dati estratti dall'AI intatti
  • Creare backup del repository contratti
  • Riorganizzare i file sul sistema locale

Nessun vincolo con il fornitore

La funzione di esportazione garantisce che non si rimanga mai intrappolati. Si ottiene:

  • I file originali - Ogni PDF, documento Word o immagine caricata
  • Tutta l'analisi AI - Ogni approfondimento estratto: date, valori, obblighi, condizioni di rinnovo, campi personalizzati
  • Dati strutturati - Pronti per essere importati in fogli di calcolo o altri sistemi

Se dovesse decidere di lasciare Contracko, porterà tutto con Lei, incluso tutto il lavoro svolto dalla nostra AI nell'analizzare i Suoi contratti.

Consigli

Esportare regolarmente per i backup - Anche se Contracko mantiene i Suoi dati in modo sicuro, le esportazioni periodiche forniscono un backup aggiuntivo.

Utilizzare le viste filtrate - Applicare filtri prima di esportare per ottenere esattamente i contratti necessari, come tutti i contratti in scadenza quest'anno o tutti i contratti con un fornitore specifico.

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