Powiadomienia o umowach i przypomnienia

Powiadomienia sprawiają, że nie przegapisz ważnych terminów umów, dat odnowienia ani terminów wypowiedzenia. Contracko wysyła automatyczne przypomnienia e-mail na podstawie dat umów, żebyś miał kontrolę nad kluczowymi zobowiązaniami.

Jak działają powiadomienia dla umów przedłużanych automatycznie

Gdy tworzysz umowę z datą zakończenia, terminem wypowiedzenia i automatycznym przedłużeniem, Contracko automatycznie ustawia trzy domyślne powiadomienia względne. Są rozłożone w czasie, żebyś miał kilka okazji do działania przed ostatecznym terminem wypowiedzenia.

Dlaczego powiadomienia rozkładają się względem terminu wypowiedzenia? W przypadku umów przedłużanych automatycznie termin wypowiedzenia jest ważniejszy niż data zakończenia. Jeśli termin wypowiedzenia minie, automatycznie wiążesz się na kolejny okres, nawet jeśli data zakończenia jeszcze nie minęła.

Domyślny harmonogram powiadomień:

• 3 miesiące przed terminem wypowiedzenia
• 1 miesiąc przed terminem wypowiedzenia
• 1 tydzień przed terminem wypowiedzenia

Te powiadomienia względne dostosowują się automatycznie do dat umowy. Jeśli zmienisz termin wypowiedzenia lub datę odnowienia, przypomnienia zaktualizują się odpowiednio.

Tworzenie własnych powiadomień z wiadomościami

Możesz dodawać własne powiadomienia w dowolnym interwale.

1. Otwórz umowę w edytorze
2. W sekcji Notifications kliknij Add Notification
3. Wybierz, do czego przypiąć przypomnienie:
   • Notice date (zalecane dla umów przedłużanych automatycznie)
   • Renewal date (data zakończenia)
4. Ustaw okres (dni, tygodnie lub miesiące przed)
5. Dodaj własną wiadomość dołączaną do e-maila z powiadomieniem
6. Kliknij Save

Przykładowa własna wiadomość: „Porozmawiaj z pośrednikiem nieruchomości o opcjach na rynku” - jeden dzień przed terminem wypowiedzenia dla najmu biura.

Te własne wiadomości pojawiają się w e-mailach z powiadomieniami jako przypomnienia o działaniach.

Konfigurowanie powiadomień dla umów bezterminowych

Umowy bezterminowe nie mają dat zakończenia ani terminów wypowiedzenia, więc powiadomienia względne nie zadziałają. Dla takich umów ustaw powiadomienia z konkretną datą.

1. Otwórz umowę bezterminową
2. W sekcji Notifications kliknij Add Notification
3. Wybierz Specific date
4. Wybierz dokładną datę przypomnienia
5. Dodaj wiadomość wyjaśniającą, co sprawdzić
6. Kliknij Save

Przykład użycia: Dla umowy ze freelancerem zaczynającej się 1 października ustaw przypomnienie na konkretną datę na czerwiec 2026 z wiadomością: „Sprawdź współpracę i zdecyduj, czy chcemy ją kontynuować”.

Wyświetlanie wszystkich powiadomień o umowie

Aby zobaczyć wszystkie zaplanowane powiadomienia dla umowy:

1. Otwórz umowę w widoku umowy
2. Przejdź do karty Notifications
3. Zobacz pełną listę posortowaną według daty wysyłki (najwcześniejsze pierwsze)

Każde powiadomienie pokazuje:

• Kiedy zostanie wysłane
• Do czego jest przypięte (termin wypowiedzenia, data odnowienia lub konkretna data)
• Dołączoną własną wiadomość, jeśli ją dodano
• Bieżący status (Scheduled, Sent lub Acknowledged)

Przypisywanie przypomnień do członków zespołu

Powiadomienia nie muszą trafiać do Ciebie. Dodając przypomnienie, możesz wybrać członka zespołu, który je otrzyma, żeby osoba odpowiedzialna za termin dowiedziała się o nim bezpośrednio.

1. Otwórz umowę w edytorze
2. W sekcji Notifications dodaj lub edytuj powiadomienie
3. Wybierz członka zespołu, który ma je otrzymać
4. Ustaw czas i dodaj wiadomość z potrzebnym kontekstem

Możesz ustawić różne przypomnienia dla różnych osób przy tym samym zdarzeniu. Wyślij członkowi zespołu powiadomienie dwa tygodnie wcześniej, żeby rozpoczął przegląd, a sobie wyślij ostatnie przypomnienie tydzień przed terminem. Każda osoba widzi wiadomość, którą dla niej napisałeś, więc dokładnie wie, co ma zrobić.

Wskazówki

Ustawiaj przypomnienia wcześniej - W przypadku krytycznych umów dodaj dodatkowe powiadomienie 6 miesięcy przed terminem wypowiedzenia, żeby zacząć planowanie.

Używaj własnych wiadomości strategicznie - Umieszczaj w wiadomościach konkretne zadania, żebyś dokładnie wiedział, co zrobić, gdy przypomnienie przyjdzie.

Różne punkty odniesienia dla różnych potrzeb - Terminy wypowiedzenia sprawdzają się najlepiej przy umowach przedłużanych automatycznie, ale przy umowach, którym chcesz pozwolić wygasnąć naturalnie, przyda się przypomnienie o dacie odnowienia.

Regularnie sprawdzaj ustawienia powiadomień - Gdy warunki umowy się zmieniają, sprawdź, czy harmonogram powiadomień nadal pasuje do nowych dat.