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Documentação

Exportar contratos e dados

O Contracko permite exportar os seus contratos como ficheiro ZIP contendo dados estruturados, informações extraídas por IA e todos os ficheiros associados. Isso garante que nunca ficará dependente da nossa plataforma -- os seus dados são sempre portáveis, incluindo toda a análise de IA efetuada aos seus contratos. Para fluxos de trabalho em massa, consulte extração de dados de contratos e análise de contratos por IA.

O que está incluído numa exportação

Quando exporta contratos, o Contracko gera um ficheiro ZIP contendo:

  • overview.csv - Resumo de todos os contratos exportados com campos e valores-chave
  • counterparties.csv - Todas as contrapartes associadas aos contratos exportados, incluindo informações enriquecidas por IA
  • contract-types.csv - Tipos de contrato relevantes para os contratos exportados
  • Pastas individuais de contratos - Cada contrato tem a sua própria pasta com:
    • contract.csv - Dados do contrato em formato de folha de cálculo
    • metadata.json - Metadados completos, dados extraídos por IA e análise
    • comments.csv - Quaisquer comentários sobre o contrato (se existirem)
    • Pasta files/ - Todos os documentos anexados (PDFs, documentos Word, imagens)

Como exportar contratos

  1. Navegue até à tabela de Contratos
  2. Clique no botão Exportar

Botão de exportação na barra de ferramentas da tabela de contratos

  1. Selecione o que exportar:
    • Vista atual - Exporta os contratos visíveis na vista filtrada atual
    • Todos os contratos - Exporta todos os contratos da sua conta
    • Contratos selecionados - Marque contratos individuais para exportar apenas esses

Opções de seleção de exportação a mostrar a vista, todos ou contratos individuais

  1. Clique em Exportar para iniciar o processo

Processamento em segundo plano

As exportações são executadas como tarefa em segundo plano, pelo que pode:

  • Continuar a trabalhar no Contracko
  • Terminar sessão e regressar mais tarde
  • Fechar o browser

Quando a exportação estiver pronta, será notificado através de:

  • Notificação por email com ligação de transferência
  • Notificação de alerta na parte inferior do ecrã (se ainda estiver na aplicação)
  • Notificação de atividade no cabeçalho

Notificação a mostrar que a exportação está pronta para transferência

Clique na notificação ou utilize a ligação no email para transferir o ficheiro ZIP.

Trabalhar com dados exportados

Após a transferência, extraia o ficheiro ZIP para aceder a:

contracts-export-{timestamp}/
├── overview.csv           # Summary of all exported contracts
├── counterparties.csv     # All counterparty data
├── contract-types.csv     # Contract type information
└── contracts/
    ├── contract-name-{id}/
    │   ├── contract.csv   # Contract data as CSV
    │   ├── metadata.json  # Full metadata and AI analysis
    │   ├── comments.csv   # Comments (if any)
    │   └── files/         # Attached files (if any)
    │       └── document.pdf
    └── another-contract-{id}/
        └── ...

Utilizações comuns:

  • Abra os CSVs diretamente no Excel ou Google Sheets para elaborar relatórios
  • Migre para outro sistema de gestão de contratos com todos os dados extraídos por IA intactos
  • Crie cópias de segurança do repositório de contratos
  • Reorganize ficheiros no seu sistema local

Sem dependência de fornecedor

A funcionalidade de exportação garante que nunca ficará preso. Obtém:

  • Os seus ficheiros originais - Cada PDF, documento Word ou imagem que carregou
  • Toda a análise de IA - Cada informação extraída: datas, valores, obrigações, condições de renovação, campos personalizados
  • Dados estruturados - Prontos para importar em folhas de cálculo ou outros sistemas

Se decidir abandonar o Contracko, leva tudo consigo -- incluindo todo o trabalho que a nossa IA realizou ao analisar os seus contratos.

Sugestões

Exporte regularmente para cópias de segurança - Mesmo que o Contracko mantenha os seus dados em segurança, as exportações periódicas fornecem uma cópia de segurança adicional.

Utilize vistas filtradas - Aplique filtros antes de exportar para obter exatamente os contratos de que necessita, como todos os contratos a expirar este ano ou todos os contratos com um fornecedor específico.

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