Organizacje wieloosobowe
Contracko obsługuje organizacje wieloosobowe, dzięki czemu Twój zespół może wspólnie zarządzać umowami. Ty decydujesz, kto może dołączyć, co każdy członek może robić w ramach swojej roli i do jakich grup należy. Dostęp do pojedynczych umów i folderów opisują strony Uprawnienia do umów i Porządkowanie umów w folderach.
Konfigurowanie profilu organizacji
- Zaloguj się i przejdź do Settings
- Wybierz kartę Organisation Profile
- Skonfiguruj organizację:
- Avatar - wgraj logo firmy
- Display name - potoczna nazwa organizacji
- Legal name - pełna nazwa prawna podmiotu (używa jej nasze AI do dokładniejszej interpretacji umów)
Konfigurowanie profilu członka zespołu
Każdy członek zespołu może spersonalizować własny profil:
- Przejdź do Settings → Profile
- Wgraj osobisty awatar
- W razie potrzeby zaktualizuj nazwę wyświetlaną
Zapraszanie członków zespołu
Otwórz Settings → Organisation, a następnie wybierz sposób zapraszania osób:
- Email invitation - Contracko wysyła zaproszenie bezpośrednio.
- Shareable link - skopiuj link i wklej go na Slacku, w mailu lub innym kanale. Przydaje się, gdy wdrażasz kilka osób naraz.
Tak czy inaczej, ustawiasz default role, którą nowi członkowie otrzymują po zaakceptowaniu zaproszenia. Rolę członka możesz zmienić w każdej chwili z tego samego ekranu.
Role
Każdy członek Twojej organizacji ma rolę. Rola określa, co może robić przy każdej umowie, do której ma dostęp. Role są kumulatywne: każdy poziom obejmuje wszystko, co może robić poprzedni.
| Rola | Może |
|---|---|
| Viewer | Dostęp tylko do odczytu do umów i zawartości przestrzeni roboczej. |
| Commenter | Może wyświetlać umowy i dodawać komentarze, ale nie może edytować treści. |
| Editor | Może tworzyć i edytować umowy, ale nie może zarządzać dostępem ani ustawieniami zespołu. |
| Manager | Może zarządzać umowami, dostępem do umów, typami umów, zaproszeniami i rolami niższymi. |
| Admin | Pełny dostęp administracyjny do przestrzeni roboczej, w tym rozliczenia, ustawienia i przypisywanie menedżerów. |
Te same opisy pojawiają się po najechaniu na każdego członka na liście organizacji, więc nie musisz tu wracać, gdy zapomnisz.
Osoba, która pierwotnie utworzyła Twoją przestrzeń roboczą, jest Owner, czyli w praktyce Admin plus możliwość przeniesienia własności przestrzeni roboczej. Roli Owner nie da się przypisać z ekranu zespołu; przechodzi ona, gdy zmienia się właściciel przestrzeni roboczej.
Grupy
Grupy pozwalają odwzorować rzeczywisty kształt zespołu: Operations, Legal, Finance, Sales Ops i tak dalej. Gdy grupa istnieje, możesz przypisać do niej umowę lub folder, zamiast dodawać osoby pojedynczo.
Aby utworzyć grupę:
- Przejdź do Settings → Organisation
- W sekcji grup kliknij New group
- Nadaj jej nazwę (np. Finance, Legal juniors, Operations)
- Dodaj członków zespołu należących do tej grupy
Członkostwo w grupie jest dynamiczne: gdy ktoś dołącza do grupy lub ją opuszcza, jego dostęp do każdej umowy przypisanej do tej grupy aktualizuje się automatycznie. Właśnie to czyni dostęp na poziomie folderów tak skutecznym. Zobacz Porządkowanie umów w folderach.
Własność umowy i powiadomienia
Każda umowa ma właściciela, który domyślnie otrzymuje wszystkie powiadomienia jej dotyczące. Możesz kierować wybrane powiadomienia do innych członków zespołu:
- Otwórz umowę → Notifications
- Utwórz lub edytuj powiadomienie
- Ustaw Recipient na dowolnego członka zespołu
- Opcjonalnie dodaj opis (np. „Kontrola na koniec roku”)
- Zapisz
Przydaje się to, gdy jedna osoba jest właścicielem umowy, a członek zespołu obsługuje konkretne odnowienie lub cykl przeglądu.
Współpraca przez komentarze
Członkowie zespołu mogą omawiać umowy bezpośrednio:
- Otwórz umowę
- Przewiń do Comments
- Wpisz wiadomość i kliknij Post
Komentarze pojawiają się przy umowie oraz w kanale Recent Activity.
Wskazówki
Podaj dokładną nazwę prawną - nasze AI używa nazwy prawnej organizacji do identyfikowania kontrahentów podczas analizy umów. Dokładność poprawia wyniki wyodrębniania.
Wybierz rolę domyślną, w którą nowi członkowie mogą dorosnąć - zaczynanie od roli Editor to zwykle złoty środek: od pierwszego dnia mogą robić prawdziwą pracę, a później możesz awansować kogoś na menedżera lub administratora.
Używaj grup nawet w małych zespołach - ich utworzenie nic nie kosztuje, a gdy zaczniesz korzystać z dostępu na poziomie folderów (zobacz dokument o folderach), zadziała od razu.